Datenschutz für Telefon- oder Videokonferenzen 

Mit dieser E-Mail erhalten Sie einen Einladungslink, über den Sie sich direkt zur Videokonferenz über das System Microsoft Teamseinwählen können. Beim Zutritt zu unserem Konferenzraum bitten wir Sie, einen frei gewählten Teilnehmernamen und ggf. das von uns vergebene Passwort einzugeben. Mikrofon und Kamera sind beim Zutritt ausgeschaltet und können von Ihnen aktiv eingestellt werden.

Bei der Nutzung des Videokonferenzsystems werden neben dem Teilnehmernamen weitere Daten von Ihnen verarbeitet: Vor- und Nachname, betriebliche E-Mailadresse, ggf. Audio-, Video- oder Chatinhalte, IP-Adresse, Name des Meetings und ggf. Passwort, ggf. Profilbild, Geräte-/Hardware-Informationen, Beginn und Ende sowie Dauer der Konferenz sowie ggf. von Ihnen während der Konferenz zur Verfügung gestellte personenbezogenen Daten.

Ihre Daten werden von uns zu dem Zweck verarbeitet, Telefon- oder Videokonferenzen mit Ihnen durchzuführen und Ihnen hierfür einen Einladungslink per E-Mail zuzusenden. Die Kommunikation geschieht ausschließlich unter Einsatz einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Gesprächs- und Videodaten werden weder aufgezeichnet noch an Dritte übermittelt. Sofern Sie die Telefon- oder Videokonferenz nicht über Micrososft Teams führen möchten, können wir Ihnen ein Telefonat anbieten.

Werden die Konferenzen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage, in allen anderen Fällen unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Falls wir das Gespräch aufnehmen möchten, bitten wir Sie vorher um Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Wir verarbeiten personenbezogenen Daten in unserem berechtigten Interesse Qualitätsstandards unseres Unternehmens auch in der aktuell herrschenden Ausnahmesituation weiterhin gewährleisten zu können und um Ihnen wie gewohnt zur Verfügung zu stehen.

Personenbezogenen Daten werden zu den oben genannten Zwecken so lange gespeichert, wie hieran ein berechtigtes Interesse besteht oder rechtliche Verpflichtungen sowie etwaige daraus resultierende Ansprüche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.

Für die Durchführung der Telefon- oder Videokonferenzen nutzen wir das System Teams, ein Dienst unter der europäischen Verantwortung von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der mit uns bestehenden Auftragsverarbeitung. Die Speicherung Ihrer Daten bei Microsoft erfolgt für die Dauer bis wir die Zusammenarbeit einstellen, die Löschung anweisen oder Sie der Verarbeitung widersprechen. Microsoft kann Ihre Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Konferenzsystems und der Darstellung. Die Nutzung der Daten zum Zwecke des Benutzerprofilings oder für Werbung oder ähnliche kommerzielle Zwecke durch Microsoft erfolgt ausdrücklich nicht. Die Datenschutzbestimmungen von Microsoft finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Bei der Nutzung von Teams kann es sein, dass Microsoft Ihre Daten an einen Server des Mutterkonzerns in den USA übermittelt und dort verarbeitet. Der Europäische Gerichtshof hält das Datenschutzniveau der USA gemessen an EU-Standards für nicht ausreichend. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA ist mit entsprechenden Risiken verbunden, z.B. eines heimlichen Zugriffs durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken. Falls Sie die Datenübertragung vermeiden möchten, bieten wir Ihnen gerne eine Telefonkonferenz an.

Informationen zum Verantwortlichen gem. Art. 4 Nr. DSGVO finden Sie z.B. in der Signatur. Gemeinsam mit den Informationen zu unserem Datenschutzbeauftragten und zu Ihren Rechten gem. Kapitel III DSGVO finden Sie diese ebenfalls unter https://www.extrutec-gmbh.de/datenschutzerklaerung/.